Benchmarks in Planungsbüros - Hilfe zur wirtschaftlichen Standortbestimmung
# 05.05.2015
Bestandsanalyse verrät viel über Wettbewerbsfähigkeit des eigenen Büros. Wirtschaftliche Kennzahlen nur ein Aspekt der Überprüfung. Rat des Experten: Interne Arbeitsabläufe auf den Prüfstand stellen
Unternehmenslenker müssen kaufmännisch denken
Die Führung eines Planungsbüros erfordert heute neben technischen Kenntnissen auch die Fähigkeit, ein Unternehmen nach wirtschaftlichen Kriterien zu steuern. Jedoch sind die wenigsten "Unternehmenslenker" der Branche ausgebildete Kaufleute. Dennoch müssen sie mit Begriffen wie Kosten und Erlöse, Aufwand und Ertrag, Rendite und anderen Begriffen umgehen. Eine der wichtigsten Fragen ist auch: Wie steht mein Unternehmen im Vergleich zu anderen innerhalb der Branche da?
An welchen Kennzahlen kann man sich in Planungsbüros grundsätzlich orientieren? Üblich sind:
- Umsatzrendite: Gewinn / Umsatz
- Umsatzziel: Umsatz / Mitarbeiter
- Rohertrag je Mitarbeiter: (Umsatz – Fremdleistung) / Mitarbeiter
- Arbeitskostenquote: Arbeitskosten / Gesamtkosten
- Projektstundenanteil: Projektstunden / Gesamtstunden
- Mittlerer Bürostundensatz: Gesamtkosten / Projektstunden
- Gemeinkostenfaktor: Gesamtkosten / Einzelkosten
Erste Bestandsaufnahme führt zu weiteren Fragen
Doch in den meisten Fällen führen die Ergebnisse der Berechnungen zu weiteren Fragen, die direkte Auswirkungen auf die Unternehmensführung haben, wie z.B.:
- Sind die Personal- oder Sachkosten zu hoch?
- Ist die Umsatzrendite angemessen?
- Wie werden Stundensätze für unterschiedliche Beschäftigtengruppen ermittelt?
Nach Betrachtung weiterentwickeln
Es gibt aber gute Gründe diesen Erkenntnisprozess mit konkreten Maßnahmen fortzuführen und Veränderungen anzustreben. Ein wesentlicher Grund dafür ist der aktuelle Fachkräftemangel und die damit verbundene Steigerung der Personalkosten. Hinzu kommt auch, dass in vielen Büros festgestellt wird, dass trotz guter Auftragslage die Gewinne nicht entsprechend steigen.
Optimierung von Abläufen mindert personellen Aufwand
Es gilt also, die in den Büros praktizierten Prozesse und den betriebenen Aufwand kritisch zu hinterfragen. Das beinhaltet auch die Betrachtung von Projektbearbeitung und kaufmännischen Abläufen. Es wird in der Praxis deutlich, dass in diesen Arbeitsabläufen erhebliches Potential schlummert, das zu Effizienzsteigerungen genutzt werden kann.
Kostensenkende Standardisierung von Prozessen auch im Planungsbüro möglich
Wie gesagt, muss berücksichtigt werden, dass es sich bei Planungsprozessen, wie sie üblicherweise in den Büros stattfinden, um komplexe Abläufe handelt, die mit hohen Anforderungen an die Mitarbeiter verbunden sind. Eine einfache Standardisierung im Sinne immer wiederkehrender Abläufe scheidet bei der Lösung der technisch-fachlichen Fragen weitestgehend aus. Dennoch findet in den Büros neben den technisch-fachlichen Tätigkeiten auch eine Vielzahl administrativer Prozesse statt.
Dipl.-Ing., Dipl.-Wirtsch.-Ing. Karl-Heinz Seidel
berät seit über zehn Jahren mittelständische Firmen. Er befasst sich besonders im Auftrag von Planungsbüros mit wirtschaftlichen Themen und Fragen der Unternehmensführung. Zudem ist er Ansprechpartner für Fragen im Zusammenhang mit der jährlichen Umfrage zum Bürokostenvergleich.
QUELLEN UND VERWEISE:
Bürokostenvergleich für PlanungsbürosSeidel Business Consult