Liquidität im Planungsbüro: Ermittlung und Bedarfsanalyse
# 30.10.2015
Zahlungsfähigkeit sichert wirtschaftliches Überleben. Genaue Kostenkenntnis und zeitnahe Rechnungslegung entscheidend. Fremdes Geld bei Bedarf immer teurer als eigenes
Zahlungsfähigkeit für Unternehmen existenziell
Die Frage nach der Liquidität eines Planungsbüros könnte man leicht mit der Aussage beantworten: Über Geld redet man nicht – man hat es! Das mag sicherlich für einige Vertreter der Branche zutreffen, doch gibt es auch viele Büros, die sich darüber ernsthafte Gedanken machen müssen.
Die Sicherung der Liquidität ist gleichbedeutend mit der Sicherung der Existenz des Unternehmens. Jeder Unternehmer kennt die wesentlichen Gründe für die Insolvenz eines Unternehmens – Überschuldung oder Zahlungsunfähigkeit. Letzteres ist gegeben, wenn die liquiden Mittel des Unternehmens nicht ausreichen, um die Forderungen zu bedienen. Was muss ein Unternehmer also tun, um die Liquidität seines Unternehmens zu sichern?
Ohne fortlaufende Rechnungslegung kein flüssiger Geldeingang
Es beginnt mit der detaillierten Kenntnis der Verpflichtungen, Verbindlichkeiten und Kosten. Dazu kommt die Steuerung der zu erbringenden Leistungen und der daraus resultierenden Einnahmen.
Wesentlicher Aspekt ist dabei die eigene Rechnungslegung. Denn erst danach ist unter Beachtung eines Zahlungszeitraums mit dem Geldeingang zu rechnen. In der Praxis liegt zwischen der Beauftragung oder dem Beginn der Leistungen und dem Geldeingang ein längerer Zeitraum, über den die Liquidität des Büros zu sichern ist.
Nicht erst in schlechten Zeiten über Liquiditätssicherung nachdenken
Die Sicherung der Liquidität kann man mit eigenen oder aber mit fremden Mitteln erreichen. Grundsätzlich gilt dabei: Das eigene Geld ist immer die günstigste Lösung. Wenn aber Fremdmittel erforderlich sind, sollte man sich darüber frühzeitig Gedanken machen und die nötigen Entscheidungen treffen.
Vierteljahresumsatz in der Regel für konstante Liquidität ausreichend
Auch ist wichtig zu wissen, was zu tun ist, wenn es zum Ausfall der vorgesehenen Zahlungen kommt. Externe Unterstützung - Rechtsanwalt oder Inkasso - ist hier in der Regel angebracht.
Steter Geldfluss von Unternehmen und Kunden abhängig
Was aber heißt an dieser Stelle "gut organisiert"? Es gilt dabei zwischen dem eigenen Einfluss und dem Kundeneinfluss zu differenzieren. Zu den wesentlichen Aspekten, die der Unternehmer selbst beeinflussen kann, gehören z.B.:
- die Vereinbarung von Zahlungen im Vertrag bzw. bei der Auftragsannahme (Zahlungsplan)
- die zeitnahe Rechnungslegung nach Fertigstellung von Teilleistungen
- Abschlagszahlungen nach Leistungsfortschritt
- Vorkasse oder erste Abschlagszahlung bei Auftragserteilung
- Zahlungszeitraum
- Kürzungen des Rechnungsbetrages
Unternehmer kann Zahlungsverhalten des Kunden beeinflussen
Dabei stellt sich die Frage, ob der Unternehmer durch eigenes Handeln den Kunden dahingehend beeinflussen kann, dass dieser den Zahlungszeitraum von 30 Tagen oder weniger einhält. Es gibt durchaus Möglichkeiten, das Zahlungsverhalten der Kunden zu stimulieren. Einige Aspekte, die dabei eine Rolle spielen können, sind:
- Verständlichkeit des Rechnungsinhaltes:
- Kann der Kunde den Inhalt der Rechnung verstehen?
- Sind zu viele oder zu wenige Informationen enthalten, die dessen fachliches Verständnis überfordern?
- Ist der Bezug zur angebotenen Leistung erkennbar und nachvollziehbar?
- Werden nur die tatsächlich vereinbarten Leistungen abgerechnet?
- Liegen für die zusätzlich erbrachten Leistungen auch entsprechende Beauftragungen vor?
- Ist der vereinbarte Leistungszeitraum bzw. die vereinbarte Qualität eingehalten?
- Kompetenz des Geschäftspartners (Kundenvertreter):
- Welche Entscheidungskompetenz (Wertgröße) hat der Vertreter des Kunden für die Bestätigung der Rechnungen?
- Ab welchem Betrag ist die nächste Entscheidungsebene in der Struktur des Kunden zuständig? (Hintergrund: Viele Ebenen benötigen viel Zeit für eine Entscheidung.)
Fazit: Viele kleine Rechnungen besser als wenige große
Der Bedarf an Liquidität orientiert sich nicht nur an der Höhe des eigenen Kontostandes oder des Kontokorrentkredites. Er wird wesentlich beeinflusst durch die Organisation des Büros, insbesondere durch die Wechselwirkung von Leistungserbringung und deren zeitnaher Abrechnung. Dabei ist es häufig hilfreich viele kleine Rechnungen als wenige große Rechnungen zu stellen.
Außerdem gilt es zu beachten: Fremde Liquidität kostet Geld – auch in Zeiten niedriger Zinsen. Die Erfahrung des Autors belegt, dass in der Optimierung der Abläufe in den Büros erhebliches (Liquiditäts-)Potenzial schlummern kann.
Dipl.-Ing., Dipl.-Wirtsch.-Ing. Karl-Heinz Seidel
berät seit über 10 Jahren mittelständische Firmen. Er befasst sich besonders in Planungsbüros mit wirtschaftlichen Themen und Fragen der Unternehmensführung.
