Zum Hauptinhalt springen

Geringere Kosten, höhere Zufriedenheit: Selbstentwickelte Managementsoftware für Planungsbüros attraktiv

Verfasst von: Fabian Hesse
Veröffentlicht am: 21. Juni 2024

Umfrage zu Büro- und Projektmanagementsoftware (BPMS) präsentiert

Der QualitätsVerbund "Planer am Bau" hat auf Anregung mehrerer Mitgliedsbüros im Mai 2024 eine Umfrage zum Thema Büro- und Projektmanagement-Software (BPMS) durchgeführt. Konkret ging es dabei um den Einsatz von und die Zufriedenheit mit BPMS-Programmen.

BPMS_Umfrage
Eine Umfrage unter 266 Ingenieurbüros ergab eine relativ heterogene Nutzung von Büro- und Projektmanagement-Software (BPMS). Neben zahlreichen externen Anbietern wurden auch einige Eigenentwicklungen in der Erhebung genannt. Grafik: QualitätsVerbund Planer am Bau

Mit 266 Rückmeldungen lag die Antwort-Quote bei über zehn Prozent, ein unerwartet hoher Rücklauf bei solchen Umfragen, so die Initiatoren. Die Frage nach den eingesetzten Programmen ergab folgendes Ergebnis:

  • untermStrich (18%)
  • Projekt Pro (12%)
  • Kobold Control (10%)
  • projo (8,6%)

Hinter dem letztgenannten Programm steckt eine erst 2016 gegründete gleichnamige GmbH, die Umfrageautoren sprechen daher von einem "Newcomer" im BPMS-Bereich. Aktuell nur 0,8 Prozent verwenden laut Umfrage das Programm ingo365. Von einigen Büros (auch außerhalb der Umfrage) kam die Rückmeldung, dass ein Umstieg auf dieses System geplant sei. Hauptgrund ist wohl die vollständige Kompatibilität mit MS365®, ein wesentlicher Kritikpunkt an den etablierten Programmen, so Planer am Bau.

Als interessant betrachtet es der Qualitätsverbund, dass immer noch 5,6 Prozent der Büros auf Excel als BPMS verweist. Auch die Tatsache, dass ein Büro sich geoutet hat, noch gar kein System (auch nicht Excel) einzusetzen, damit aber absolut unzufrieden sei und man sich von einem späteren Austausch eine Entscheidungsgrundlage verspreche, heben die Umfrage-Urheber hervor.

Zufriedenheit mit Managementsoftware: Teils große Unterschiede zwischen verschiedenen Anbietern

Der durchschnittliche Zufriedenheitsgrad wurde von den Befragten mit 3,34 angegeben (1 = unzufrieden, 5 = sehr zufrieden). Am zufriedensten sind demnach die projo-Anwender (4,74), was laut Planer am Bau unter anderem am großen Engagement der Entwickler liege, wie man vielen Anwender-Hinweisen entnehmen könne.

Mit einem Wert von 4,0 überzeugen mit ingo365 und Officeware zwei eher noch wenig bekannte Systeme. Weitere Ergebnisse zum Stand der Zufriedenheit (alphabetisch):

  • Projekt Pro (3,44)
  • untermStrich (3,32)
  • Weise-Control (3,57)
  • wiko (3,12)
  • Visuplus (3,11)

Eher schlecht schnitten in der Anwender-Meinung die Programme RP-pro (2,9), Abacus (2,75) und Kobold Control (2,67) ab. "Neben einem teilweise zu großen Leistungsumfang und nachlassendem bzw. schlechten Support könnten auch aktuelle Konzentrationstendenzen bei dieser subjektiven Bewertung eine Rolle spielen", heißt es dazu von den Umfrage-Autoren.

Ingenieurbüros mit Eigenentwicklungen: Programmieranstrengungen lohnen sich

Mit ihren Eigenentwicklungen bzw. Inhouse-Lösungen sind laut Umfrage die jeweiligen Anwender (2,6% der Befragten) sehr zufrieden (4,29). Aufgrund des passgenauen Zuschnitts zum Büro sei dies verständlich, so die Einschätzung Knut Marholds vom Qualitätsverbund Planer am Bau. "Bei den heutigen teuren Abo-Modellen, die herstellerseits durchaus verständlich sind, kann sich eine Eigenentwicklung schnell rentieren. Zudem liegen die Daten auf dem eigenen Server und man ist weniger anfällig für mögliche Preiserhöhungen der Anbieter", so Marhold.

Ein Beispiel für die Eigeninitiative mancher Ingenieurbüros in Sachen Softwareentwicklung ist die Pape Architekten AG aus Herford. Gemeinsam mit dem IT-Dienstleister freedom manufaktur hat das Unternehmen ein eigenes System auf Basis der so genanntem Low-Code-Plattform der NINOX GmbH programmieren lassen. "Ein anstrengender Weg, aber mit dem Ergebnis ist das Unternehmen mehr als zufrieden", sagt Knut Marhold. In Seminaren unter dem Titel Digital brain gebe das Büro sein Wissen auch weiter.

Fritz Lehnes von der Lehnes Planungsgesellschaft mbH in Betzenstein ist ebenfalls ein NINOX-Anwender mit eigener Entwicklung. Er ist überzeugt, dass eine wirkliche Optimierung nur mit einer Lösung erreicht werden kann, die an die spezifischen Bedürfnisse und den Workflow des jeweiligen Büros angepasst ist: "Wir sehen immer wieder ein ähnliches Bild, nämlich, dass Standardsoftwarelösungen in einigen Prozessbereichen durchaus brauchbare Ansätze bieten, jedoch nie einen durchgängigen Workflow erreichen. Es sind und bleiben Insellösungen."

Mittlerweile lägen die Kosten für sieben Nutzer bei über 1.000 Euro pro Monat, gibt Lehnes Auskunft. "Unsere eigene, umfassendere Entwicklung hat sich daher sehr schnell amortisiert", sagt der Büroinhaber.

Weiterer Erfahrungsaustausch gewünscht / Experte für Marktanalyse gesucht

Die Umfrage innerhalb der Zielgruppe der Ingenieur- und Planungsbüros enthielt auch die Zusatzfrage, wer an einem späteren Erfahrungsaustausch zum Thema insgesamt und zu seinem jeweiligen Programm interessiert ist. 181 Büros (68%) antworteten mit "Ja". Hier zeige sich das große Interesse an diesem Thema, so Knut Marhold.

Man plane deshalb einen weiteren Erfahrungsaustausch zum Thema Büro- und Projektmanagement-Software auf Anwender-Ebene. Interessenten an einem Austausch seien herzlich eingeladen. Für den Planerverbund täte ein umfassender neutraler und praxisbezogener Markt-Überblick Not. "Falls jemand sich dazu berufen und in der Lage fühlt, freuen wir uns auf die Kontaktaufnahme."

Der QualitätsVerbund Planer am Bau

Der QualitätsVerbund Planer am Bau berät seit 2007 Architektur- und Ingenieurbüros bei der Einführung eines QualitätsManagement-Systems nach dem durch den TÜV Rheinland geprüften QualitätsStandard Planer am Bau. Dieses von Architektinnen, Architekten, Ingenieurinnen und Ingenieuren mit entwickelte QualitätsZertifikat ist ein branchenspezifisches QM-System für Bauplaner.

Da es sich um ein anerkanntes QM-System handelt, wird es auch von öffentlichen Auftraggebern bundesweit anerkannt. Initiatoren sind die Bauingenieure Knut Marhold und E. Rüdiger Weng, seit 2018 unterstützt der Professor und Kaufmann Thomas Benz das Team, seit 2023 die Architektin Sylvia C. Schuster.