Investitionen im Planungsbüro: Planung, Berechnung und Umsetzung
# 30.09.2015
Größere Anschaffungen in der Regel wirtschaftlich bedingt. Software in Planungsbüros als wichtiger Posten. Effizienzsteigerungen rechtfertigen Zeit- und Planungsaufwand. Finanzierung langfristig planen
Motivation für Investitionen unterschiedlich
Die Notwenigkeit von Investitionen in Planungsbüros ist unterschiedlich motiviert. Die Gründe reichen von der knallhart kalkulierten Investitionsentscheidung bis hin zur Vorliebe der Entscheider zu bestimmten Wirtschaftsgütern.
Wesentlicher Entscheidungsgrund ist in den überwiegenden Fällen die wirtschaftliche Notwendigkeit. Sie ergibt sich aus dem Ersatz vorhandener Wirtschaftgüter auf Grund von Veralterung, begrenzter Brauchbarkeit oder anderen Gründen. Ein weiterer Aspekt ist die Neuanschaffung von Wirtschaftsgütern aus unterschiedlicher Motivation, in der Regel aber zur Effizienzsteigerung.
Exemplarisch soll an dieser Stelle eine Anschaffung betrachtet werden, die zur Steigerung der Effizienz sowie zur Verbesserung der Qualität der Arbeit und damit der Abläufe im Büro dient. Das Ziel ist klar, aber welcher Weg führt dahin? Welche Fragen sollte man stellen? In welche Richtung sollten die Antworten weisen?
Computersoftware zentraler Posten in Planungsbüros
Computersoftware bildet in zahlreichen Fällen einen großen Teil des Anlagevermögens in Planungsbüros ab. Sie altert schnell und ist wesentliches Arbeitsmittel der Beschäftigten. Häufig liegt der Anlass für Investitionen in diesem Spektrum.
Verbunden damit sind auch Fragen der Arbeitsweisen und der Organisation. Insbesondere bei Veränderungen im Bereich der Arbeitsorganisation, die zur Effizienzsteigerung führen sollen, stellt sich häufig die Frage nach Alternativen zum Status quo der EDV.
Frust durch voreilige Anschaffungen vermeiden
Es ist nahe liegend, neben Veränderungen beim Einsatz von Mitarbeitern auch die Qualität der eingesetzten Hilfsmittel – in den meisten Fällen Computersoftware – zu prüfen. Dabei ist es entscheidend, die Fragen in der richtigen Reihenfolge zu stellen: zuerst die Fragen nach dem Ziel der Veränderung und dann die Fragen nach den geeigneten Hilfsmitteln.
Durchdachte Investitionen schaffen mehr Zeit für Projektarbeit
Wichtigstes wirtschaftliches Entscheidungskriterium für Investitionen in einem gut organisierten Planungsbüro ist letztlich die Ersparnis von Zeit bei der Bearbeitung von Projekten. Grundlage für diese Einschätzung bildet die Analyse der Abläufe und Tätigkeiten.
Effizienzsteigerung rechtfertigt Zeitaufwand
Vor der sachlichen Entscheidung zu einem Produkt sollte also eine Investitionsrechnung stehen. Das bedeutet:
- Auf der Grundlage der Anschaffungskosten wird ermittelt, in welchem Zeitraum sich die Anschaffungskosten amortisiert haben sollen.
- Dabei wird die vorgesehene Effizienzsteigerung – hier Zeitersparnis – als Kostenvorteil berücksichtigt.
- Wenn das Ergebnis bei einer realistischen Bewertung von Ausgangssituation und Zielstellung positiv ist, steht den weiteren Entscheidungen im Wesentlichen nichts entgegen.
Investitionen und ihre Finanzierung langfristig planen
Bei Investitionen benötigt der Entscheidungsprozess Zeit und in der Folge auch deren Umsetzung. In der Regel ist die Investitionsplanung ein Bestandteil der Wirtschaftplanung und wird in Jahresscheiben betrachtet. Denn zur technisch-sachlichen Entscheidung kommt die Frage der Finanzierung:
- Wird die Investition finanziert aus eigenen oder mit Fremdmitteln oder einer Mischung beider?
- Wie werden die Abschreibungen ermittelt?
- Wer bietet welche Möglichkeiten der Fremdfinanzierung – die Hausbank, KfW oder andere?
- Welche Kosten für Zins und Tilgung sind zukünftig zu berücksichtigen?
- Oder erfolgt die Finanzierung über Leasing?
- Welche Restwerte sind ggf. zusätzlich zu erwirtschaften, wenn das Leasinggut am Ende der Laufzeit übernommen werden soll?
Betriebswirtschaftliches Wissen bei Bedarf einkaufen
In zahlreichen Fällen gehört die Investitionsrechnung zum betriebswirtschaftlichen Wissen in den Büros. Doch gelegentlich ergeben sich hierzu noch Fragen:
- Wie definiere ich meinen tatsächlichen Investitionsbedarf?
- Wie erstelle ich eine auf meine Bedürfnisse zugeschnittene Leistungsbeschreibung zum Vergleich der Angebote unterschiedlicher Investitionsgüter?
- Wie gewährleiste ich die Vergleichbarkeit im Sinne meiner Aufgabenstellung?
Dipl.-Ing., Dipl.-Wirtsch.-Ing. Karl-Heinz Seidel
berät seit über 10 Jahren mittelständische Firmen. Er befasst sich besonders in Planungsbüros mit wirtschaftlichen Themen und Fragen der Unternehmensführung.
