Welche Vorteile haben agil organisierte Planungsbüros?

# 29.05.2020

Strenge Abstandsregeln machen derzeit digitales Homeoffice und Videokonferenzen attraktiver. Bessere Struktur durch agile Methoden möglich. Planer aus Ostfriesland: Positive Effekte sind die Mühe wert

Kanban-Board im Planungsbüro: Komplexe Prozesse mit Klebezetteln visualisieren

Wie gut bzw. weniger gut arbeiten Planungsbüros in Corona-Zeiten? Können neue Methoden wie agiles Arbeiten, Lean Management und die entsprechenden Programme bzw. Tools die Arbeit erleichtern? Oder dürfte das "Zettel kleben im Team" aktuell nicht schwierig sein?

Marten Ulpts, Planer aus Aurich in Ostfriesland, beschäftigt sich im eigenen Planungsbüro seit etwa zwei Jahren mit agilen Arbeitsweisen. Er sagt:

"In der Tat haben wir mit Post-its angefangen, also der Prozessplanung und Aufgabenorganisation am Kanban Board. Und ja, das hat über einige Zeit große Mengen an Papier gekostet. Wir mussten außerdem oft die Köpfe zusammenstecken, viel und eng zusammenarbeiten. Das ginge sicher in Zeiten von Corona nicht."

Anfangs habe man nur über große Flächen die Komplexität von Prozessen verstehen und angehen können. "Gerade das umfangreiche Visualisieren schaffte uns ein gemeinsames Verständnis für Aufgabenstellungen und eine konsequent ergebnisorientierte Projektabwicklung. Über etwa ein halbes Jahr haben wir auf Papier-Boards zahlreiche Projekte bearbeitet", so Ulpts.

Team-Auslastung durch agile Methoden verbessert

Mit der Zeit fanden er und sein Team so den für sie passenden Umgang mit den agilen Prinzipien und Methoden. Letztere stünden nicht fest, sondern ließen gewisse Freiheiten in der Anwendung.

"Das Entdecken neuer Möglichkeiten, wie etwa das Entwickeln eigener Boards, das integrative Abstimmen mit Teilergebnissen, die Optimierung all unserer Prozesse, von der Planung über die Bauleitung bis zum Büromanagement, begeistert uns bis heute. Wir steuern viel besser als früher die Auslastung im Team, wir können Teilzeitkräfte gut in die Abläufe integrieren, Ausfälle lassen sich leichter auffangen", so Ulpts.

Wechsel zum agilen Arbeiten braucht analoge Testphase

Bei Bedarf arbeiten die Mitarbeiter in dem Auricher Büro hin und wieder mit Papier, in der Regel nutzt man jedoch sowohl im Team als auch individuell ein digitales Programm zur Projektplanung und Aufgabenorganisation.

"Das analoge Arbeiten war über anderthalb Jahre hinweg absolut notwendig, um das für uns richtige Tool aus zehn bis zwölf verschiedenen auswählen zu können", erläutert Ulpts. Maßstab sei stets die gemeinsam eingeübte Planungskultur gewesen. "Digitales gehört mittlerweile einfach dazu. Jeder hat Anteil und ist hoch motiviert."

Tool-Auswahl: Open-Source erlaubt individuelle Anpassung und lokale Sicherung

Konkret hat sich das Planungsbüro für ein Open-Source-Produkt entschieden, welches auf dem eigenen Webserver läuft. "Wir verfügen über den Quellcode, können daher selbst jederzeit Anpassungen vornehmen. Und ganz wichtig: Wir haben sämtliche Daten bei uns."

Alle Projekte sind laut Ulpts schnell und einfach zugänglich und können über Rechner, Laptops und Tablets nach Bedarf in Aufgaben-Boards angesteuert werden.

Externe Projektbeteiligte in agiles Arbeiten eingebunden

Die Begeisterung für das agile und digitale Arbeiten intern tragen die Planer um Marten Ulpts nach eigenen Aussagen selbstverständlich nach außen. "Unser Bauleiter hat ein spezielles Board [d.h. Aufgabentafel, Anm. d. Red.] für die Baustelle entworfen. Er führt mit den bauausführenden Unternehmen, ganz normale Handwerker hier aus der Region, sogar Daily Setups [tägliche Abstimmungen, Anm. d. Red.] vor Ort durch."

Videokonferenzen und Homeoffice für agile Unternehmen leichter

Die agile Prozessorganisation habe dem Unternehmen laut Ulpts bereits den Ruf als "zuverlässige Problemlöser" eingebracht, was in der aktuellen Situation, wo Home-Office und das Zusammenarbeiten aus der Ferne geboten sind, ein Vorteil sein kann. Und tatsächlich: "Noch vor Kurzem haben sich unsere Teams im Büro am Touch-Screen getroffen, heute via Videokonferenz am eigenen Bildschirm. Unsere Arbeitsweise ist dabei gleichgeblieben."

Fazit: Selbst der Flur-Funk funktioniert digital

Über zwei Jahre eingeübt, liefen die Prozesse geschmeidig. Alle Informationen und Leistungsstände sind verfügbar. Und die klaren Strukturen würden gerade neuen und noch nicht so erfahrenen Mitarbeitern Orientierung für das Arbeiten zuhause geben. "Selbst Dinge, die sonst im "Flur-Funk" geklärt wurden, werden über das Board kommuniziert."

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