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Wie mit Qualitätsmanagement im Planungsbüro die Projekte wachsen

Verfasst von: Ursula Pfennig, Fabian Hesse
Veröffentlicht am: 6. März 2023

Tugenden eines Ingenieurbüros: Kostensicherheit und Termintreue

"Die Grundlage unseres Erfolgs sind Kostensicherheit und Termintreue." Das sagt Ingenieurin Marie Erfurt, die zusammen mit ihrem Vater, Bauingenieur Ronny Erfurt, und dem Architekten Dirk Westpfahl die Geschäfte von phase 10 Ingenieur- und Planungsgesellschaft mbH, kurz "phase 10", leitet. Gleichzeitig sticht das Ingenieur- und Planungsbüro in Freiberg bei Dresden durch seine Bereitschaft hervor, Neuland zu betreten.

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Auf den ehemaligen Bunker St. Pauli (Bild: Aufwind-Luftbilder)

Ein Beispiel ist das Bunkerprojekt in Hamburg, ein anderes das eigene Büro, die preisgekrönte "Innovationswerkstatt" mitten in der Altstadt von Freiberg. Hier arbeitet ein Großteil des Teams von insgesamt 40 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, kleinere Einheiten sind im nahegelegenen Dresden, in Leipzig und in Hamburg tätig.

Zum Leistungsangebot des Planungsbüros gehören alle neun Leistungsphasen der HOAI. "Neun Phasen plus Phase 10, das besondere Etwas", erläutert Marie Erfurt. "Daher unser Name. Wir wollen unsere Auftraggeber nicht nur zufriedenstellen, sondern begeistern."

Erfahrungswert: Bauleitung kann Kosten und Termine nicht mehr sichern

Als Bauingenieur Ronny Erfurt 1994 sein Ingenieurbüro gründete, hatte er zunächst vor allem Bauleitungen im Blick. Bald kam die Erkenntnis: Um Kosten und Termine sicherzustellen, ist es in der Bauleitung oft schon zu spät. Nach und nach wurde das Portfolio erweitert, das Team wuchs. 2008 stieß der Architekt Dirk Westpfahl zum Führungsteam, 2010 wurde das Büro in "phase 10" umbenannt.

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Die Geschäftsführung der phase 10 Ingenieur- und Planungsgesellschaft mbH aus Freiberg, Sachsen (v.l.n.r.): Ronny Erfurt, Dirk Westpfahl, Marie Erfurt. Foto: phase 10

"2017 haben wir mit der Einführung des QM-Standards Planer am Bau einen weiteren Meilenstein erreicht", sagt Marie Erfurt. Zu dem Zeitpunkt war das Büro auf 25 Beschäftigte angewachsen, alle wurden in die Ausformulierung des Qualitätsmanagement-Standards einbezogen. "Von der Klausurtagung, als das Ganze ins Rollen gebracht wurde, wird heute noch erzählt", sagt Marie Erfurt.

Gemeinsam reflektierte das gesamte Team die Abläufe und Strukturen im Büro, definierte Standards und hielt sie schließlich im QM-Handbuch fest. Alle standen von Anfang an hinter der Einführung. Marie Erfurt wundert das nicht: "Jeder ist zufriedener, wenn er effektiv und strukturiert arbeiten kann." Vor allem helfe die einheitliche, schriftlich definierte Struktur neuen Kolleginnen und Kollegen, sich schneller zurechtzufinden. Eine Onboarding-Liste erleichtert die Einarbeitung zusätzlich.

Großauftrag aus Hamburg: Mitarbeiterzahl wächst von 25 auf 40

Und neues Personal wurde zuletzt dringender denn je gebraucht. Kurz nach der QM-Zertifizierung kam der Auftrag für den Umbau des Bunkers St. Pauli. Konkret geht es um die Planung, Bauausführung und Bauüberwachung des fünfstöckigen Erweiterungsbaus auf dem Dach mit Hotel und einem Bergpfad, der sich vom Sockel des Bunkers bis zum Landschaftspark hoch über Hamburg zieht. Das Planungsbüro wuchs innerhalb kurzer Zeit von 25 auf 40 Beschäftigte. Weitere Großprojekte folgten, darunter der Bau des Fußballstadions für den FC Erzgebirge Aue bei laufendem Spielbetrieb. "Ohne Qualitätsmanagement wäre das kaum zu leisten gewesen", meint Marie Erfurt.

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Das neue Stadion des FC Erzgebirge Aue. Foto: phase 10

Alle zwei Monate trifft sich das gesamte Team von phase 10 zur Qualitätsbesprechung. In dieser Runde kommen auch Verbesserungsvorschläge auf den Tisch. Das betrifft zum Beispiel die Checklisten zu den einzelnen Leistungsphasen, manchmal auch Kleinigkeiten wie den E-Mail-Betreff. "Der Umgang mit Fehlern und Reklamationen ist für ein funktionierendes Qualitätsmanagement essenziell", findet Marie Erfurt.

Im Schulungsplan, ebenfalls Bestandteil des QM-Handbuchs, wird nicht nur festgelegt, wie häufig die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter an Weiterbildungen teilnehmen, sondern auch, wie der Wissenstransfer im Büro sichergestellt wird. Wer an einer Qualifizierung teilgenommen hat, ist angehalten, den Lehrgang zu bewerten und sein frisch erworbenes Wissen bei den zweimonatigen QM-Besprechungen in einem zehnminütigen Abriss an die Kollegen weiterzugeben.

Geschäftsführerin über Erfahrungsaustausch mit anderen Ingenieurbüros: "Das wertvollste Netzwerk"

Bei der Umsetzung des QM-Standards greift das Team von phase 10 auf das Online-Tool "Smart Sheet" zurück. Damit kann auch der externe Zugriff auf Pläne, Protokolle und Termine ermöglicht werden. "Für uns ist das sehr praktisch, damit alle immer auf dem aktuellen Stand sind. Sogar bei der Verwaltung von Akquise-Projekten haben wir damit gute Erfahrungen gemacht", berichtet Marie Erfurt.

Um auch außerhalb des Büros neue Anregungen zu finden, nimmt die Geschäftsführung regelmäßig an einem von Planer am Bau angebotenen Erfahrungsaustausch-Kreis (ERFA-Kreis) teil. "Den Erfahrungsaustausch zwischen den Büros empfinde ich als ungeheuer wertvoll", begeistert sich Marie Erfurt. "In keinem anderen Netzwerk gibt es einen so vertraulichen Austausch. Wir haben ähnliche Anliegen, können Lösungsansätze diskutieren, voneinander lernen. Diese Treffen möchte ich auf keinen Fall missen."