E-Vergabe: Wer erbringt zusätzliche Leistungen?
# 24.08.2018
EU-weit vorgeschriebenes Verfahren bringt neue Arbeitsschritte mit sich. Inhaltliche und EDV-technische Bearbeitung von Formblättern keine Grundleistung. Auftraggeber für Durchführung und Dokumentation der Submission zuständig
Arbeitsteilung zwischen Auftraggeber und Planungsbüro oft unklar
Die E-Vergabe ist ab dem 18.10.2018 EU-weit verpflichtend.
Viele öffentliche Auftraggeber sind unsicher, wie sie damit umgehen sollen und wie die Arbeitsteilung zwischen Auftraggeber und dem die Vergabe betreuenden Ingenieurbüro zu gestalten ist.
Im Folgenden werden fünf Fragen beantwortet, die die Beteiligten besonders umtreiben. Dabei ist unterstellt, dass lediglich die Grundleistungen der entsprechenden Leistungsbilder beauftragt worden sind.
Wer überträgt die Vergabeunterlagen ins Internet?
Das Hochladen der Vergabeunterlagen ist eine interne Angelegenheit des Auftraggebers. In vielen Fällen ist es dabei noch notwendig, die vom Planungsbüro fertig gestellten Ausschreibungsunterlagen EDV-technisch zu bearbeiten (Formatierungsfragen, Integration externer Formulare z.B. aus dem Vergabehandbuch), um den Upload ins Internet komplikationsfrei zu gewährleisten. Diese Leistung ist nicht Bestandteil der Grundleistungen der Leistungsbilder.
Wer bearbeitet die Vergabeformblätter?
Fast alle öffentlichen Auftraggeber verwenden das Vergabehandbuch (VHB). Es gibt hier eine Ausgabe des Bundes und eine der Bundesländer. Einige Formblätter regeln zudem rein rechtliche Fragen. Diese müssen Sie als die Vergabe betreuendes Büro nicht bearbeiten. Das gilt für folgende Formblätter:
- Formblatt: Vermeidung, Verwertung und Beseitigung von Bau- und Abbruchabfällen sowie Baustellenabfällen
- Formblatt: Verpflichtungserklärung
- Formblatt: Verzeichnis über Art und Umfang der Leistungen, für die sich der Bieter der Kapazitäten anderer Unternehmen bedienen wird
- Formblatt: Erklärung Bietergemeinschaft / Arbeitsgemeinschaft
- Formblatt: Verzeichnis Nachunternehmerleistung
- Formblatt: Aufgliederung der Einheitspreise
- Formblatt: Angaben zur Kalkulation mit Zuschlägen
Wie werden Anfragen von Bietern bearbeitet?
Hier geht es darum, wer im Zeitalter der E-Vergabe fachtechnische Fragen (z.B. zu einzelnen Angebotspositionen) beantwortet, welche Bieter einreichen, um ihr Angebot besser kalkulieren zu können.
Die ordnungsgemäße Arbeitsteilung zwischen Planungsbüro und Auftraggeber sieht hier wie folgt aus: Die Anfragen muss der Bieter schriftlich beim öffentlichen Auftraggeber einreichen. Dieser anonymisiert die Anfragen und leitet sie an das Ingenieurbüro weiter.
Das Ingenieurbüro beantwortet diese Anfragen neutral und sendet die Antwort an den Auftraggeber zurück. Dieser wird die Antworten umgehend (in der Regel: enge Fristen) an alle Bieter (Gleichbehandlungsgrundsatz) in elektronischer Form senden. Dieses Verfahren ist auch zu dokumentieren.
Wer führt die Submission durch?
Es ist zweifelsfrei die Aufgabe des Auftraggebers, bei der E-Vergabe die Submission ordnungsgemäß durchzuführen. Dazu gehört auch, elektronische Angebote von der Angebotseinreichung bis zur Submission vergaberechtlich einwandfrei "aufzubewahren". Gleiches gilt für die Erfassung und Aufbewahrung der Submissionsniederschrift.
Das führt im Regelfall dazu, dass sich der Auftraggeber intensiver mit den Vergaben befassen muss und die Abwicklung sowie die Organisation der Fragestellungen bei Vergabeverfahren nicht allein dem Ingenieurbüro überlassen darf.
Wer dokumentiert das Verfahren bis zur Submission?
Diese Tätigkeiten sind rein verwaltungsrechtlicher und organisatorischer Natur. Sie sind – sofern das die Vergabe betreuende Büro nur mit den Grundleistungen beauftragt ist – vom Auftraggeber zu erbringen.
Planungsbüros sollten sich nicht dazu überreden lassen, dass die Grundleistung "Dokumentation der Vergabeverfahren" aus der Leistungsphase 7 diese organisatorischen Tätigkeiten mit umfasst. Diese Grundleistung fordert nur, dass die Leistungen, die erbracht werden, dokumentiert werden müssen.
Leistungen, die der Auftraggeber hingegen erbringt, muss er auch selbst dokumentieren. Das ergibt sich bereits aus den Grundsätzen der Leistungsbildsystematik.
Software und eigene Vergabestellen vereinfachen Dokumentations-Prozess
Die Dokumentation des Verfahrens bis zur Submission ist häufig umstritten. Die Aufgabenstellung und Aufgabenverteilung sollte deshalb mit dem Auftraggeber geklärt sein, bevor er das Vergabeverfahren startet.
Zu beachten ist in diesem Zusammenhang, dass die gängige Software für die E-Vergabe die Dokumentation der Leistungen bis zur Submission ohnehin im Regelfall übernimmt (sozusagen als "Abfallprodukt").
Aufgaben bei Vergabe als Besondere Leistungen eigenständig abrechnen
Die beschriebenen Leistungen sind nicht Bestandteil der Grundleistungen der jeweiligen Leistungsbilder. Es steht jedem Planungsbüro aber frei, individuelle Vereinbarungen (= Besondere Leistungen) zu treffen.
QUELLEN UND VERWEISE:
E-Vergabe: Zusätzliche Leistungen für Planer sinnvoll?Planungsbüro professionell (PBP)
