Sinn und Unsinn von Rechnungsprüfungsprotokollen
# 15.10.2001
Rechnungsprüfungsprotokolle sollten im Regelfall nur intern verwendet werden
1. Sinn und Unsinn von Rechnungsprüfungsprotokollen
In der Baupraxis sind unterschiedliche Formen der Rechnungsprüfung üblich: - Kontrolle der Mengen und Massen sowie der Preise auf dem Rechnungsexemplar selbst durch "Häkchen" und Streichungen; -"Gegenrechnung": berechtigte Forderungen und Gegenforderungen werden im einzelnen tabellarisch aufgelistet; - häufig werden auch beide Methoden kombiniert. Der Auftraggeber verfolgt mit dieser Rechnungsprüfung zumeist das Ziel, seine korrigierte Zahlung zu begründen, sich also in gewisser Weise nach außen abzusichern. In Wahrheit ist das Rechnungsprüfungsprotokoll aber vor allem für den Auftragnehmer vorteilhaft. Der Auftraggeber schafft sich selbst durch sein Prüfungsprotokoll eher Nachteile.
2. Vorteile des Rechnungsprüfungsprotokolls für den Auftragnehmer
1) "Häkchen" an Rechnungspositionen sowie entsprechende Rechnungsprüfungsprotokolle belegen, daß die Rechnung geprüft worden ist. Was aber geprüft worden ist, ist auch "prüffähig". Der Auftragnehmer muß sich also, wenn er ein Rechnungsprüfungsprotokoll erhalten hat, keine vertieften Sorgen mehr um die Prüffähigkeit seiner Rechnung machen. Das ist wichtig, weil bei VOB-Bauverträgen ohne prüffähige Rechnung kein fälliger Zahlungsanspruch besteht. Dieses Problem erledigt sich mit Erhalt eines Prüfungsprotokolls, sofern in dem Protokoll inhaltlich auf die Rechnung eingegangen wird. 2) Ferner gelten die abgehakten Rechnungspositionen als anerkannt. Anerkenntnisse führen zur sog. Umkehr der Beweislast. Das heißt: Nicht mehr der Auftragnehmer muß die Richtigkeit der abgehakten Leistungen beweisen, sondern der Auftraggeber sie widerlegen. Dem Auftragnehmer wird also sein Beweisrisiko abgenommen. 3) Schließlich kann der Auftragnehmer ein schriftliches Anerkenntnis dazu nutzen, seine Forderungen im sog. Urkundsprozeß durchzusetzen: Dabei handelt es sich um ein vereinfachtes und beschleunigtes Verfahren, bei dem nur Urkunden als Beweismittel zugelassen sind. Baumängel, die durch Sachverständigengutachten bewiesen werden, kann der Auftraggeber der Forderung erst in einem sog. Nachverfahren entgegensetzen. In der Zwischenzeit ergeht aber zunächst ein Urteil, das noch dazu vereinfacht vollstreckbar ist. Das Prüfungsprotokoll kann also wichtiges Dokument zur beschleunigten Durchsetzung von Forderungen sein.
3. Umgekehrt - Die Nachteile des Rechnungsprüfungsprotokolls für den Auftraggeber
Spiegelbildlich ist ein Rechnungsprüfungsprotokoll nachteilig für den, der es ausstellt: -1- Wer eine Rechnung geprüft hat, kann später nicht behaupten, die Rechnung sei nicht prüffähig. Das ist dann besonders misslich, wenn die Rechnungsprüfung fehlerhaft war.-2-Wer eine Rechnung insgesamt oder in Teilen mit "Häkchen" versieht, kann später nicht mehr behaupten, die abgerechneten Positionen seien inhaltlich überhöht. Er muß jetzt widerlegen, dass die Rechnung unrichtig ist (Umkehr der Beweislast). -3-Schließlich muß der Auftraggeber, jedenfalls wenn er das Prüfungsprotokoll per Post mit Originalunterschrift versendet, im Streitfall mit einem Urkundsprozeß rechnen, in dem er Baumängel erst erfolgreich einwenden kann, wenn bereits ein Vollstreckungstitel in der Welt ist - und unter Umständen sein Konto bereits gesperrt und gepfändet wird.
4. Folgerungen für die Auftraggeberseite
- Rechnungsprüfungsprotokolle sollten im Regelfall nur intern verwendet werden; - Beauftragte Ingenieure und Bauleiter sollten entsprechend angewiesen werden, das Prüfungsprotokoll nicht zu versenden; - Wenn der Auftragnehmer zu Einzelheiten eine Erläuterung verlangt, kann dies mündlich oder punktuell auch schriftlich geschehen. Einen Rechtsanspruch auf ein Prüfungsprotokoll hat der Auftragnehmer ohnehin nicht; - Sofern die Rechnungsprüfung nach außen im Einzelfall unumgänglich ist, sollte sie nur per Faxschreiben erfolgen. Das verringert zumindest die Gefahr eines Urkundsprozesses.
