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Donnerstag, 16. August 2018
Ausgabe 6205 | Nr. 228 | 17. Jahrgang
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Benchmarks in Planungsbüros - Hilfe zur wirtschaftlichen Standortbestimmung

# 05.05.2015

Bestandsanalyse verrät viel über Wettbewerbsfähigkeit des eigenen Büros. Wirtschaftliche Kennzahlen nur ein Aspekt der Überprüfung. Rat des Experten: Interne Arbeitsabläufe auf den Prüfstand stellen

Unternehmenslenker müssen kaufmännisch denken

Zu einer aussagekräftigen Wertermittlung eines Planungsbüros trägt neben den wirtschaftlichen Kennzahlen auch die Analyse der internen Arbeitsprozesse bei. Foto: M. Gapfel  / Pixelio Zu einer aussagekräftigen Wertermittlung eines Planungsbüros trägt neben den wirtschaftlichen Kennzahlen auch die Analyse der internen Arbeitsprozesse bei. Foto: M. Gapfel / Pixelio

Die Führung eines Planungsbüros erfordert heute neben technischen Kenntnissen auch die Fähigkeit, ein Unternehmen nach wirtschaftlichen Kriterien zu steuern. Jedoch sind die wenigsten "Unternehmenslenker" der Branche ausgebildete Kaufleute. Dennoch müssen sie mit Begriffen wie Kosten und Erlöse, Aufwand und Ertrag, Rendite und anderen Begriffen umgehen. Eine der wichtigsten Fragen ist auch: Wie steht mein Unternehmen im Vergleich zu anderen innerhalb der Branche da?

An welchen Kennzahlen kann man sich in Planungsbüros grundsätzlich orientieren? Üblich sind:

  • Umsatzrendite: Gewinn / Umsatz
  • Umsatzziel: Umsatz / Mitarbeiter
  • Rohertrag je Mitarbeiter: (Umsatz – Fremdleistung) / Mitarbeiter
  • Arbeitskostenquote: Arbeitskosten / Gesamtkosten
  • Projektstundenanteil: Projektstunden / Gesamtstunden
  • Mittlerer Bürostundensatz: Gesamtkosten / Projektstunden
  • Gemeinkostenfaktor: Gesamtkosten / Einzelkosten

Die Ermittlung dieser Kennziffern leisten heute gute Controlling-Programme als Nebenprodukt, wenn die für die Berechnung erforderlichen Daten vollständig eingegeben werden. Vergleiche zur Branche der Planungsbüros kann man bei einigen Kennziffern den Ergebnissen des Bürokostenvergleichs entnehmen, der von Verbänden und Kammern jährlich durchgeführt wird (siehe "Quellen und Verweise").

Erste Bestandsaufnahme führt zu weiteren Fragen

Doch in den meisten Fällen führen die Ergebnisse der Berechnungen zu weiteren Fragen, die direkte Auswirkungen auf die Unternehmensführung haben, wie z.B.:

  • Sind die Personal- oder Sachkosten zu hoch?
  • Ist die Umsatzrendite angemessen?
  • Wie werden Stundensätze für unterschiedliche Beschäftigtengruppen ermittelt?

Die Ermittlung der genannten Kennzahlen allein kann sehr interessant sein, jedoch schließt sich dann die Frage an, welche Schlussfolgerungen nun daraus zu ziehen sind und welche Handlungen folgen sollten. Häufig werden in der Praxis die Zahlen mit eigenen Vergangenheitswerten reflektiert. Diese Sicht ist durchaus nachvollziehbar, da sich die wirtschaftlichen Veränderungen in der Branche mit einer geringen Dynamik vollziehen. An dieser Stelle endet vielfach der Erkenntnisprozess der "Unternehmenslenker".

Nach Betrachtung weiterentwickeln

Es gibt aber gute Gründe diesen Erkenntnisprozess mit konkreten Maßnahmen fortzuführen und Veränderungen anzustreben. Ein wesentlicher Grund dafür ist der aktuelle Fachkräftemangel und die damit verbundene Steigerung der Personalkosten. Hinzu kommt auch, dass in vielen Büros festgestellt wird, dass trotz guter Auftragslage die Gewinne nicht entsprechend steigen.

Somit bringt eine Betrachtung der Kosten allein keine Antwort auf diese Fragen der Unternehmensführung von Planungsbüros. Dazu kommt, dass die Projekte immer komplexer werden und der Abstimmungsaufwand überproportional zunimmt. Büros stehen heute vor der Herausforderung, die erforderlichen Effizienzsteigerungen mit knapper werdenden (Mitarbeiter-)Ressourcen und den damit verbundenen steigenden Personalkosten bei relativ konstanter Ertragslage zu realisieren. Die früher nahe liegende Lösung, nämlich die Kosten zu reduzieren, ist heute in den seltensten Fällen zielführend.

Optimierung von Abläufen mindert personellen Aufwand

Es gilt also, die in den Büros praktizierten Prozesse und den betriebenen Aufwand kritisch zu hinterfragen. Das beinhaltet auch die Betrachtung von Projektbearbeitung und kaufmännischen Abläufen. Es wird in der Praxis deutlich, dass in diesen Arbeitsabläufen erhebliches Potential schlummert, das zu Effizienzsteigerungen genutzt werden kann.

Die Verkürzung von Projekt-Bearbeitungszeiten als Ergebnis einer Optimierung der Abläufe führt zu einer Senkung des personellen Aufwands und damit zu einer deutlichen Prozessoptimierung. Zudem sollten Informationen zeitnah zur Verfügung gestellt werden, was die Basis schafft, um Entscheidungen schnell und sicher treffen zu können. Dieser Anspruch wird heute beim Projektcontrolling öfter erreicht, selten aber bei der gemeinsamen Betrachtung von Daten der Buchhaltung und der Projektbearbeitung.

Kostensenkende Standardisierung von Prozessen auch im Planungsbüro möglich

Wie gesagt, muss berücksichtigt werden, dass es sich bei Planungsprozessen, wie sie üblicherweise in den Büros stattfinden, um komplexe Abläufe handelt, die mit hohen Anforderungen an die Mitarbeiter verbunden sind. Eine einfache Standardisierung im Sinne immer wiederkehrender Abläufe scheidet bei der Lösung der technisch-fachlichen Fragen weitestgehend aus. Dennoch findet in den Büros neben den technisch-fachlichen Tätigkeiten auch eine Vielzahl administrativer Prozesse statt.

Es gilt also grundsätzlich zu unterschieden zwischen den an Vergangenheitsdaten orientierten Erkenntnissen über Kosten, Kennziffern und erreichten Ergebnissen oder der zeitnahen Steuerung laufender Prozesse.

(In den nächsten Beiträgen des Autors erfahren Sie mehr über die einzelnen Kennzahlen zur Standortbestimmung bzw. Prozessoptimierung in Planungsbüros.)

Dipl.-Ing., Dipl.-Wirtsch.-Ing. Karl-Heinz Seidel

berät seit über zehn Jahren mittelständische Firmen. Er befasst sich besonders im Auftrag von Planungsbüros mit wirtschaftlichen Themen und Fragen der Unternehmensführung. Zudem ist er Ansprechpartner für Fragen im Zusammenhang mit der jährlichen Umfrage zum Bürokostenvergleich.

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