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Dienstag, 28. Juni 2022
Ausgabe 7617 | Nr. 179 | 21. Jahrgang
D.I.E. Baustatik Software - Einfach | Anders | Besser
Autor: Pressestelle
Herausgeber: Bayerische Ingenieurkammer - Bau email-weiterempfehlendruckansicht

Digitale Archivierung wird Pflicht

# 14.11.2001

Ab dem 1. Januar 2002 tritt das neue Gesetz in Kraft

Der Gesetzgeber fordert, dass Daten maschinell auswertbar sein müssen im Sinne von Lesen, Filtern und Sortieren Der Gesetzgeber fordert, dass Daten maschinell auswertbar sein müssen im Sinne von Lesen, Filtern und Sortieren

München - Das neue Signaturgesetz als Teilgesetz des Informations- und Kommunikationsdienstegesetzes (IuKDG) ist in Kraft und stellt elektronische Dokumente bei Verwendung der elektronischen Signatur Papierdokumenten rechtlich gleich. Auch die Abgabenordnung (AO) wurde dem elektronischen Geschäftsverkehr angepasst. Aus dem Schreiben zu den Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) des Bundesministerium für Finanzen vom 16. Juli 2001 geht hervor, dass originär elektronisch erzeugte und übermittelte Dokumente künftig revisionssicher elektronisch archiviert werden müssen, den Prüfern der direkte Lesezugriff auf alle steuerlich relevanten Dokumente dieser Art - und zwar nur auf diese - ermöglicht werden muss und dass sie von den Unternehmen auch maschinelle Auswertungen nach ihren Vorgaben anhand der im System vorhandenen Auswertungsmöglichkeiten verlangen können. Nach Ende der Übergangszeit im Jahr 2002 kann die Nichterfüllung dieser Voraussetzungen zum Verlust des Testates über die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung führen.

Anforderungen an die Unternehmen ab dem 1. Januar 2002

Die Verfügbarkeit der Daten und Dokumente im System muss über den aufbewahrungspflichtigen Zeitraum von mindestens zehn Jahren gesichert sein. Dies ist für die Praxis insbesondere bei dem Wechsel der Hard- und Softwareplattform schwierig. Es ist daher notwendig, entsprechende Archivierungssysteme bereits zum 1. Januar 2002 zu installieren. Verschiedene Firmen bieten hierzu jedoch auch externe Lösungen an. ### Der Gesetzgeber fordert, dass die Daten maschinell auswertbar sein müssen im Sinne von Lesen, Filtern und Sortieren. Prüfer können auch den Ausdruck der Daten verlangen. Ein Archivsystem muss somit dafür Sorge tragen, dass an den archivierten Daten und Dokumenten nachträglich keine Modifikationen mehr vorgenommen werden können. ### Die Archivlösung sollte skalierbar sein und mit den Anforderungen wachsen können. Durch den Einsatz einer elektronischen Archivlösung werden Ablagearbeiten von selbsterstellten Dokumenten hinfällig. Ein Ausbau der Lösung zum kompletten Dokumentenmanagementsystem sollte für zukünftige Anforderungen ohne großen technischen Aufwand möglich sein.

Archivsysteme müssen Daten bzw. Dokumente strukturiert ablegen. Die Nutzung eines Systems, das auf Volltextsuche basiert, kann diese Qualität nicht zur Verfügung stellen. Ab dem Jahr 2002 muss die maschinelle Verfügbarkeit der Daten sicher gestellt sein. Sollte ab diesem Zeitraum beim Steuerpflichtigen ein Systemwechsel (z.B. anderes ERP-System bzw. Buchhaltungssystem) stattfinden, muss dennoch die alte Hard- und Software nicht aufbewahrt werden. Jedoch hat sich der Steuerpflichtige darum zu kümmern, dass die maschinelle Auswertbarkeit auch durch das neue System erhalten bleibt. Die Prüfbarkeit digitaler Unterlagen im Rahmen elektronischer Abrechnung im Sinne § 14 Abs. 4 Satz 2 UStG erfordert einen hohen Standard. Wer also im Rahmen der Vorsteuer-, Umsatzsteuer-Erklärung elektronisch abrechnet, benötigt die digitale Signatur und - dies ist ausdrücklich anders als die bisherige Praxis der Grundsätze ordnungsgemäßer EDV-Buchhaltung -tatsächlich eine Speicherung auf einem Datenträger, der keine Änderungen mehr zulässt.

Archivierung digitaler Unterlagen

Originär digitale Unterlagen sind auf maschinell verwertbaren Datenträgern zu archivieren. Die Aufzeichnung mit COM (Computer Output on Microfilm) ist statthaft, wenn die COM-Daten auch elektronisch vorgehalten werden. Also wird hier der Kompromiss der Doppel-Ablage eingegangen. Sollte man elektronisch archivieren, ist zu beachten, dass maschinell nicht auswertbare Formate nicht ausreichend sind. Das Bundesfinanzministerium nennt als Beispiel das beliebte PDF-Format (Acrobat Portable Document Format). Ein ebenso oft verwendetes Format, das nicht für Auswertungen geeignet ist, ist das TIFF-Rasterformat. Es spricht natürlich nichts dagegen, eingehende Papierdokumente zu scannen und als TIFF Rasterbild aufzubewahren. Eine wichtige Ergänzung für kleinere Ingenieurunternehmen: Nutzt das Unternehmen eine Textverarbeitung, um z.B. damit Rechnungen zu erstellen, hat aber keine EDV- Buchführung, dann müssen diese Unterlagen auch nicht in maschinell auswertbarer Form vorgehalten werden. Hier ist der Papierausdruck ausreichend.

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