Digitale Archivierung wird Pflicht

# 14.11.2001

Ab dem 1. Januar 2002 tritt das neue Gesetz in Kraft

Anforderungen an die Unternehmen ab dem 1. Januar 2002

Die Verfügbarkeit der Daten und Dokumente im System muss über den aufbewahrungspflichtigen Zeitraum von mindestens zehn Jahren gesichert sein. Dies ist für die Praxis insbesondere bei dem Wechsel der Hard- und Softwareplattform schwierig. Es ist daher notwendig, entsprechende Archivierungssysteme bereits zum 1. Januar 2002 zu installieren. Verschiedene Firmen bieten hierzu jedoch auch externe Lösungen an. ### Der Gesetzgeber fordert, dass die Daten maschinell auswertbar sein müssen im Sinne von Lesen, Filtern und Sortieren. Prüfer können auch den Ausdruck der Daten verlangen. Ein Archivsystem muss somit dafür Sorge tragen, dass an den archivierten Daten und Dokumenten nachträglich keine Modifikationen mehr vorgenommen werden können. ### Die Archivlösung sollte skalierbar sein und mit den Anforderungen wachsen können. Durch den Einsatz einer elektronischen Archivlösung werden Ablagearbeiten von selbsterstellten Dokumenten hinfällig. Ein Ausbau der Lösung zum kompletten Dokumentenmanagementsystem sollte für zukünftige Anforderungen ohne großen technischen Aufwand möglich sein.

Archivierung digitaler Unterlagen

Originär digitale Unterlagen sind auf maschinell verwertbaren Datenträgern zu archivieren. Die Aufzeichnung mit COM (Computer Output on Microfilm) ist statthaft, wenn die COM-Daten auch elektronisch vorgehalten werden. Also wird hier der Kompromiss der Doppel-Ablage eingegangen. Sollte man elektronisch archivieren, ist zu beachten, dass maschinell nicht auswertbare Formate nicht ausreichend sind. Das Bundesfinanzministerium nennt als Beispiel das beliebte PDF-Format (Acrobat Portable Document Format). Ein ebenso oft verwendetes Format, das nicht für Auswertungen geeignet ist, ist das TIFF-Rasterformat. Es spricht natürlich nichts dagegen, eingehende Papierdokumente zu scannen und als TIFF Rasterbild aufzubewahren. Eine wichtige Ergänzung für kleinere Ingenieurunternehmen: Nutzt das Unternehmen eine Textverarbeitung, um z.B. damit Rechnungen zu erstellen, hat aber keine EDV- Buchführung, dann müssen diese Unterlagen auch nicht in maschinell auswertbarer Form vorgehalten werden. Hier ist der Papierausdruck ausreichend.

QUELLEN UND VERWEISE: