Erfolgreich Präsentieren: Kühler Kopf und Plan B

# 23.03.2012

Das Publikum hat Platz genommen, Sie betreten die Bühne. Ihre Zuhörer erwarten, gleich eine ansprechende Präsentation zu sehen, Sie haben etwas weiche Knie. Aber halb so wild, beruhigen Sie sich - die einstudierte Präsentation passt schließlich. Sie lächeln tapfer in die Runde, starten die Powerpoint–Show - dann knallt es. Die Lampe des Beamers hat geräuschvoll den Geist aufgegeben - und kein rettender Hausmeister ist in Sicht. Worst Case bei einer Projektpräsentation oder einem VOF-Verfahren. Wohl dem, der auf so etwas vorbereitet ist und einen Plan B in der Tasche hat.

Worst Case bei Vergabeverfahren antizipieren

Pleiten, Pech und Pannen - leider gibt es die immer wieder mal auch bei einem Redeauftritt. Fatal kann das sein, wenn es um sehr viel geht; etwa, wenn die Panne bei einer Präsentation im Rahmen eines VOF-Auswahlverfahrens passiert, wo bei Punktegleichstand eben der gute Auftritt entscheidet. Pannen können dann das Aus bedeuten, wenn man nicht richtig reagiert. Jeder, der in eine solche Situation gerät, sollte deshalb nicht nur für den reibungslosen Ablauf, sondern auch auf einen worst case vorbereitet sein - zum Beispiel den Beamer-Blackout. Wichtig ist dann, nicht in Panik zu verfallen. Hinzufallen ist nicht schlimm - nur, wenn man nicht mehr aufsteht, wird es unangenehm.

Den Umgang mit Pannen kann man lernen
Das Aufstehen kann man indes lernen und üben. Zunächst einmal ist dabei die innere Einstellung entscheidend: Wer sich damit auseinandersetzt, dass beim Redeauftritt etwas schief gehen könnte, der kann entsprechende Reaktionen vorbereiten und muss sich nicht aus der Ruhe bringen lassen, weil er in entsprechender Situation einen Ausweg weiß. Oft sind es äußere Umstände, die dem Redner Steine in den Weg legen.

• Beamer können defekt sein.
• Mikrofone können stumm bleiben.
• Kabel sind manchmal ohne Funktion.
• Kopierer, mit denen Konzepte vervielfältigt werden sollten, versagen den Dienst.
• Überhaupt kann der Einsatz von Medien durch widrige Umstände erschwert werden.
Konkreten Stress kann es auch geben, wenn das Notebook vor Ort nicht mit der passenden Schrift ausgestattet ist - schon ist die Formatierung einer Präsentation dahin.
• Aber auch derjenige, dem das Manuskript aus den Händen fällt, das nicht nummeriert ist, kann ins Chaos gestürzt werden.

Fehler als Chance erkennen

Fehler passieren nicht nur, sie werden auch von Menschen gemacht. Überlegte Redner können dies als Chance sehen. Sie müssen als Redner nicht perfekt sein - es kommt vielmehr auf die Authentizität an. Sympathiepunkte sammeln können Sie auch, wenn Sie richtig reagieren - und für die Wirkung Ihres Auftritts ist in erster Linie dies entscheidend.

Was dagegen nicht passieren darf, ist ein Totalabbruch. Konkret kann man etwa eine Kaffeepause vorschlagen, wenn die Beamerlampe ausfällt, um in der (meist willkommenen) Unterbrechung den Ersatz an den Start zu bringen. Auch ein lockerer Spruch, den man sich für einen solchen Notfall zurechtlegen sollte, kann eine peinliche Situation entspannen und zu Ihren Gunsten wenden.

Wichtig
Die Reaktion muss immer zum Redner passen. Sie müssen also Sprüche oder Anekdoten finden, die zu Ihnen passen. Nicht jeder erzählt dann gerne einen Witz - aber manch einer kann mit einem Lacher die Situation ins Reine bringen. Entscheidend aber ist, dass Sie Herr der Lage bleiben und Ihrem Publikum deutlich machen, dass Sie ein Problem nicht aus der Bahn wirft. Wenn man merkt: Der ist auf jede Situation - auch schwierige - vorbereitet, macht das einen positiven Eindruck.

ABC-Analyse durchspielen

Auf Nummer sicher gehen Sie, wenn Sie eine ABC-Analyse durchspielen. Sie hilft dabei, bei rhetorischen Pannen das wesentliche Redeziel im Blick zu behalten. Man fragt dabei:

• A: Was muss in meine Rede hinein?
• B: Was sollte hinein?
• C: Was kann hinein?

Wenn Sie gewährleisten, dass trotz einer Rede-Panne dasjenige vermittelt wurde, was in der Hierarchie ganz oben steht, haben Sie Ihre primären Kommunikationsziele gewahrt. Hinzu kommt: Ihr Publikum weiß ja in aller Regel nicht, was Sie vorhaben. Geht etwas schief, stört dies deshalb vor allem Sie selbst, wenn Sie etwa eine Statistik an die Wand projizieren möchten und nicht können. Ihrem Publikum können Sie diese Statistik aber auch mündlich erläutern - und gut gemacht, wird niemand merken, dass Sie eigentlich ein Schaubild auf die Leinwand werfen wollten.

Reaktion auf mögliche Pannen vorab trainieren

Um es auf den Punkt zu bringen: Stets Nerven behalten, lautet also die Devise. Und das funktioniert dann, wenn Sie gedanklich schon einmal im Vorfeld möglichst umfassend und doch konkret durchgespielt haben, wie Sie auf mögliche Probleme reagieren. Sie können zwar unmöglich alle Störungen voraussehen, aber doch wahrscheinliche Probleme in den Blick nehmen. Dann überlegt man: Wie würde ich mich in diesem Fall verhalten? Stets ist es dabei das Ziel, die Ruhe zu behalten. Von Bedeutung ist dabei, dass der Redner aktiv mit einer Panne umgeht.

Checkliste / Erfolgreicher Umgang mit Pannen
In punkto "Umgang mit Pannen" sind fünf Punkte entscheidend:

• Ruhe bewahren
• Einen individuellen Plan B für den Notfall vorbereiten
• Technikersatz parat haben
• Über einstudierte Ausstiegssätze verfügen, wenn eine Pause notwendig wird
• Mit einer ABC-Analyse Prioritäten klären

Autoren
Rainer Baber, www.baber–consulting.de
Martin Gehring, www.einfach-kommunikation.de

QUELLEN UND VERWEISE:

Wirtschaftsdienst für Ingenieure und Architekten (WIA)