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Freitag, 14. Dezember 2018
Ausgabe 6325 | Nr. 348 | 18. Jahrgang
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Projektstunden - die Währung der Planungsbüros

# 19.06.2015

Stundensätze der Mitarbeiter nur über bürospezifischen Gemeinkostenfaktor zu ermitteln. Erweiterung von vereinbartem Leistungsumfang muss Anpassung der Vergütung nach sich ziehen. Umsetzung von Ansprüchen bedarf professioneller Kommunikationsstrategie

Planungsbüros verschenken Leistungen

Jedes Planungsbüro ist selbst dafür verantwortlich seine erbrachten Leistungen - basierend auf den Projektstunden - mithilfe einer guten Kommunikationsstrategie auch vollends vergütet zu bekommen und dadurch seinen Umsatz zu steigern. Foto: I-vista  Jedes Planungsbüro ist selbst dafür verantwortlich seine erbrachten Leistungen - basierend auf den Projektstunden - mithilfe einer guten Kommunikationsstrategie auch vollends vergütet zu bekommen und dadurch seinen Umsatz zu steigern. Foto: I-vista

Branchenvertreter von Planungsbüros schätzen ein, dass sie zehn bis 30 Prozent ihres Umsatzes verschenken, weil sie Leistungen für ihre Auftraggeber erbringen, aber nicht abrechnen. Angesichts dieses wirtschaftlichen Potentials steht die Frage, was zu tun ist, um wenigstens einen Teil davon in Erlöse umzuwandeln.

Hinzu kommt ein grundsätzliches Thema der Unternehmensführung in Planungsbüros heute: Wie mit knapper werdenden Ressourcen und vergleichsweise konstanter Ertragslage die erforderlichen Effizienzsteigerungen möglich sein können. Eine einfache Reduzierung von Kosten wird nur in wenigen Fällen zielführend sein. Gleiches gilt für die Erhöhung des Arbeitsaufwandes durch Ausweitung der Arbeitszeiten.

Folglich gilt es, die in den Büros praktizierten Prozesse kritisch zu hinterfragen und von nicht notwendigem Aufwand oder Doppelarbeit zu befreien.

Administrative Leistungen der Mitarbeiter sind Gemeinkosten

Der Wert von Ingenieurdienstleistungen wird überwiegend in Arbeitsstunden bzw. Projektstunden widergespiegelt. Damit soll die Arbeitszeit, während der man an konkreten Projekten arbeitet, gemessen werden. Aber welche Arbeit im Planungsbüro ist heute projektbezogen und was ist reine administrative Arbeit? Wer leistet welchen Beitrag und wie wird dieser als Leistung erfasst und schließlich auch abgerechnet?

Bei der Beantwortung dieser Fragen gilt es, bürospezifische Vereinbarungen zu treffen, die im Ergebnis eines Abwägens zwischen Aufwand und Nutzen bei der Leistungsabrechnung entstehen. In der Berechnung der mitarbeiterspezifischen Stundensätze findet sich der administrative Teil der Arbeitsleistungen in den Gemeinkosten, respektive im Gemeinkostenfaktor wieder. Es ist also nicht nur von den Kosten sondern auch von der Art der Leistungsabrechnung abhängig, ob in einem Büro ein geringer oder etwas höherer Gemeinkostenfaktor vorliegt. Grundlage bildet in jedem Fall die bürospezifische Ermittlung desselben.

Projektbearbeiter müssen vertraglich vereinbarte Leistungen genau kennen

Mit dieser Betrachtung ist die Frage nach den "verschenkten Leistungen" aber noch nicht beantwortet. Es ist heute mehr denn je bei der Projektbearbeitung notwendig, eine Abgrenzung zwischen dem fachlichen Selbstverständnis der Projektbearbeiter und der tatsächlich notwendigen Leistung, die vertraglich vereinbart ist, vorzunehmen. Denn nur diese Leistung bildet die Grundlage der Honorierung. Dies setzt voraus, dass die Projektbearbeiter den vertraglichen Leistungsumfang kennen, um ihn umsetzen zu können.

Die Erweiterung, aber auch die Reduzierung des vereinbarten Umfangs zieht nach kaufmännischem Verständnis auch eine Anpassung der Vergütung nach sich – eine Tatsache, die nicht immer selbstverständlich ist und entsprechende Kommunikationsfähigkeit zur Durchsetzung der Ansprüche erfordert.

Überlastung der Projektleiter gefährdet effizientes Prozessmanagement

In der täglichen Gestaltung der Arbeitsorganisation stellen sich regelmäßig die Fragen nach der Arbeitsbelastung der einzelnen Mitarbeiter. Oft ist erkennbar, dass insbesondere die Projektleiter mit einer Vielzahl von meist sehr unterschiedlichen Aufgaben betraut sind. Dadurch leidet die Qualität der Ergebnisse in der Kernaufgabe – dem Projektmanagement.

Vereinzelt werden dabei auch die Grenzen der physischen Leistungsfähigkeit erreicht oder überschritten. Insbesondere sind gute erfolgreiche Projektleiter selten in der gewünschten Zahl in den Büros vorhanden, so dass es aus mehreren Gründen Sinn macht, über die Arbeitsaufgaben dieser knappen Ressource nachzudenken.

Prozessoptimierung bedarf konkreter Messgrößen

Eine wesentliche Überlegung besteht darin, alle Beteiligten an der Wertschöpfung in dem für sie angemessenen Umfang zu beteiligen. Aber was ist angemessen? Dazu gehören die Nutzung vorhandener und der Erwerb zusätzlicher Fähigkeiten. Die Frage der arbeitsteiligen Gestaltung von Prozessen in Planungsbüros bekommt somit eine besondere Bedeutung. Um die entsprechenden Informationen zu diesen Prozessen zu erhalten, sind genauere Betrachtungen des Aufwandes, der Ergebnisse und die Ermittlung konkreter Messgrößen erforderlich.

Zusammenfassend kann man einschätzen, dass in den Planungsbüros noch ein bedeutendes Effizienzpotential schlummert. Es ist sicher nicht immer einfach, dieses zu erkennen und noch schwieriger, es im Alltag auch umzusetzen. Es sollte jedoch zum Selbstverständnis von Ingenieuren gehören, dass sie ihre Leistungen und die ihrer Mitarbeiter nicht verschenken.

Dipl.-Ing., Dipl.-Wirtsch.-Ing. Karl-Heinz Seidel

berät seit über zehn Jahren mittelständische Firmen. Er befasst sich besonders im Auftrag von Planungsbüros mit wirtschaftlichen Themen und Fragen der Unternehmensführung. Zudem ist er Ansprechpartner für Fragen im Zusammenhang mit der jährlichen Umfrage zum Bürokostenvergleich.

Quellen-und-Verweise  QUELLEN UND VERWEISE:
Seidel Business Consult
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