Fachbeiträge & Interviews
Montag, 27. Januar 2020
Ausgabe 6734 | Nr. 27 | 19. Jahrgang
Autor: Gerhard Butke
Herausgeber: bauingenieur24® Informationsdienst email-weiterempfehlendruckansicht

Anwendung des PDF im Bauwesen – Teil 4

# 18.12.2006

PDF/A als Standard für Archivierung / Elektronische Dokumente können jetzt langfristig archiviert werden

Im Jahr 2005 hat die International Organization for Standardization (ISO) das Adobe PDF/A-Format als Standard für die Langzeitarchivierung anerkannt. Unternehmen und öffentliche Verwaltungen können mit diesem Format ihre Dokumente über einen langen Zeitraum archivieren, ohne dass ihr Erscheinungsbild sich verändert. Es spielt dabei keine Rolle mit welchen Anwendungen und Systemen diese Dokumente erstellt wurden.

PDF/A ist der ISO Standard 19005-1 für die Langzeitarchivierung
Der ISO Standard 19005-1 definiert PDF/A als ein Dateiformat, das elektronische Dokumente auf eine bestimmte Weise darstellt und das visuelle Erscheinungsbild über die Zeit erhalten bleibt - unabhängig von den Werkzeugen und Systemen zur Herstellung, Speicherung und Reproduktion. PDF ermöglicht den Inhalt und die äußere Form eines Dokumentes zu erhalten. PDF/A erweitert die Archivierungsmöglichkeiten von PDF durch Ausschluss von Inhalten, die eine langfristige Nutzbarkeit eines Dokuments beeinträchtigen könnten.

Wo liegen die Vorteile von PDF/A?

Die Einbindung bestehender Papier-Archive in den Archivierungsprozess ist eine herausfordernde Aufgabe und muss sorgfältig geplant und umgesetzt werden, Foto: Redaktion Die Einbindung bestehender Papier-Archive in den Archivierungsprozess ist eine herausfordernde Aufgabe und muss sorgfältig geplant und umgesetzt werden, Foto: Redaktion

PDF/A besitzt als Archivierungsformat gegenüber anderen Formaten viele Vorteile. PDF speichert strukturierte Objekte (Texte, Vektorgrafiken und Rasterbilder) und unterstützt dadurch die Suche im gesamten Archiv. PDF Dateien sind kompakter und benötigen, bei oft besserer Qualität, meistens nur einen Bruchteil des Speicherplatzes einer entsprechenden TIFF-Datei. Die geringere Dateigröße ist vor allem für den elektronischen Datenaustausch von Vorteil (beispielsweise bei FTP und bei E-Mail Anhängen). Metatdaten wie Titel, Autor, Erstellungsdatum, Inhalt und Schlagworte können direkt in die PDF-Dokumente eingebettet und dadurch automatisch klassifiziert werden. Die Seiteninhalte in einem PDF-Dokument sind in der Regel vom Gerät (Rasterauflösung, Farbsystem, usw.) unabhängig. Die Seiten werden erst bei der Reproduktion auf ein Raster abgebildet (Rendering-Prozess). Damit profitieren PDF-Dokumente auch nach Jahren noch vom technologischen Fortschritt der Ausgabegeräte (Drucker, Bildschirme und dergleichen).

Hohe Anforderungen der PDF-Spezifikationen

Der ISO Standard 19005-1 legt Anforderungen an die Form von elektronischen Dokumenten fest, um sicherzustellen, dass sie in den nächsten Jahren einwandfrei reproduziert werden können. Für die Reproduzierbarkeit von PDF/A Dokumenten ist es wichtig, dass alle notwendigen Informationen im Dokument selbst enthalten sind. Dies umfasst die sichtbaren Inhalte wie Texte, Vektorgraphiken, Rasterbilder, Schriftarten, Farbräume und vieles mehr. Dagegen darf ein PDF/A Dokument weder direkt noch indirekt auf externe Quellen verweisen. Beispiele dafür sind Verbindungen zu externen Zielen (Hyperlinks) oder Texte mit vorinstallierten Schriftarten.

Weitere Aspekte berücksichtigen

PDF/A ist nur Teil einer vollständigen Lösung und garantiert allein noch keine Langzeitarchivierung. Um ein PDF/A-konformes Archiv zu installieren, müssen weitere Aspekte berücksichtigt werden. Dazu gehören unternehmensweite Standards und Prozeduren, verlässliche Datenquellen, Qualitätsmanagement und auf den Anwendungszweck zugeschnittene Anforderungen. Vor allem die Einbindung der bestehenden Papier- und TIFF-Archive in PDF/A-konforme Archive ist eine wichtige Aufgabe und muss sorgfältig geplant und umgesetzt werden.

PDF/A - eine langfristige Strategie?

Das Bedürfnis nach einem Standard für die Archivierung auf der Grundlage von PDF ist schon einige Jahre alt, denn PDF wird seit langem weltweit im öffentlichen und privaten Sektor als Format für unzählige Zwecke eingesetzt. PDF/A sorgt dafür, dass Benutzer diese Dokumente auch nach langer Zeit noch sicher reproduzieren können. Deshalb wird sich PDF/A sicher langfristig als neues Format bei der Langzeitarchivierung etablieren können. Erste Werkzeuge für PDF/A-Anwendungen sind bereits auf dem Markt. Die Beitragsreihe schließt mit dem 4. Teil.

Ihre Bewertung für diesen Fachbeitrag
Quellen-und-Verweise  QUELLEN UND VERWEISE:
Acrobat Professional im Bauwesen
Kurz-Link  Kurz-Link zu diesem Beitrag:
https://www.bauingenieur24.de/url/700/1777