Büromanagement keine einheitliche Angelegenheit
# 29.07.2014
Fortbildung will Berufsbild des Büromanagers stärker profilieren. Definition der Rolle innerhalb eines Büros als Kernpunkt ausgemacht. Nach Pilotveranstaltung mit zwölf Teilnehmern weitere Termine geplant
Manager, Assistent, Sekretärin
Das Berufsbild des Büromanagers gewinnt an Kontur. Um für ein Büro größtmöglichen Gewinn zu bringen, braucht die neue Profession vor allem ein klar definiertes "Kraftfeld" zwischen dem/den Inhabern, dem Büromanager und den Ingenieuren. Dies ist die zentrale Erkenntnis der ersten branchenspezifischen Fortbildung "Büromanager/in Planungsbüro" vom 19. bis 23. Mai 2014 in Köln.
Zwölf Teilnehmer, allesamt Mitarbeiter von Architektur- oder Ingenieurbüros unterschiedlichster Herkunft (von Bremen über Berlin und Aachen bis Freising), trafen sich, um Neues zu lernen und sich auszutauschen. Manche waren aus kleinen, regional agierenden Büros mit fünf Mitarbeitern, manche aus großen, international tätigen Unternehmen mit bis zu vierzig Planern angereist. Alle Teilnehmer sind im Management tätig, alle wollen ihren Tätigkeitsbereich stets optimieren – und vor allem profilieren.
Die persönliche Berufsausübung erwies sich schnell als so verschieden wie die Menschen und das jeweilige Büro. Manche nennen sich Geschäftsassistenz, manche Koordinator, manche sind im Controlling, manche organisieren das Personal und den Bürobetrieb, andere fungieren aber auch als "Mädchen für alles" oder gar als "Feuerlöscher". Die Unterschiedlichkeit ist gut, weil eben jedes Büro etwas anders ist. Allerdings zeigen sich darin auch typische Unsicherheiten und Mängel. Nicht geklärte Aufgaben und Kompetenzen, unwirtschaftliche und frustrierende Arbeitsabläufe.
An jedem der fünf Tage wurde ein Modul nach demselben Ritual abgearbeitet. Zunächst wurde der Gruppe Praxis-KnowHow vom Experten vermittelt. Dann wurde die persönliche Anwendung eingeübt.
1./2. Modul: "Prozesse im Büro und im Projekt"
Die beiden ersten Module "Prozesse im Büro" und "Prozesse im Projekt" waren grundsätzlich geläufig, da für alle "tägliches Brot" (sehen Sie dazu unten den Ausschnitt aus dem Lehrgangstool Controlling als Teil des Moduls "Prozesse im Büro"). Die Fortbildung bot allerdings die im Alltag oft fehlende Gelegenheit, einen (ganzheitlicheren) Überblick zu gewinnen sowie Ansatzpunkte für strukturelle und persönliche Verbesserungen zu erkennen.
Als Beispiele: Was braucht es, um im Planungsbüro Geld zu verdienen? Nach welchen Kriterien wähle ich die passende Controlling-Software aus? Wie bringe ich Leben in unser QM? Was tue ich bestenfalls, wenn ein Auftrag kommt?
3. Modul: "Strategische Kommunikation"
Im Modul 3 wurde unter dem Titel "Informationen managen und Aufträge generieren" in erster Linie die Medienkompetenz der meist kaufmännisch orientierten Teilnehmer geschult. Der Fokus lag hier besonders auf dem Internet: von der einfachen Videokonferenz mittels Google Hangout über Yammer als Social Media Tool im Büro bis zur vielfältigen Nutzung von Web 2.0 Werkzeugen im Marketing.
Ein weiterer Schwerpunkt war die richtige Handhabung von VOF-Verfahren. Erfolgreiche Bewerbungen brauchen nämlich neben aller Fachlichkeit auch ein wohl kalkuliertes Maß an "Poesie" und Kommunikationsgeschick. 1:1-Übungen zum Telefon-Marketing brachten zudem hilfreiche Erkenntnisse über das eigene Kommunikationsverhalten und die Stärkung der persönlichen Überzeugungskraft.
4. Modul: "Kraftfeld Büromanagement"
Wie oben schon erwähnt, erwies sich in der Nachschau das Modul 4 "Kraftfeld Büromanagement" als der wichtigste Baustein der Fortbildung. Der Schlüssel zum erfolgreichen Büromanagement liegt nämlich im Arbeitssystem eines Büros: Wie klar ist die Arbeitsteilung zwischen Geschäftsführung, Planung und Administration? Wer kann und wer darf was? Welche fachlichen und persönlichen Beziehungen hindern, welche fördern Ergebnisse?
Durch die Visualisierung des jeweiligen Bürosystems aus der persönlichen Sicht konnten die Teilnehmer ihre tatsächliche Position im Büro erkennen sowie Maßnahmen zur Verbesserung der Arbeitsweisen benennen. Das kann allerdings nur der Anfang sein. Der wichtigste Schritt muss später im Büro erfolgen.
5. Modul: "Die Umsetzung im Tagesgeschäft"
Im Modul 5 erarbeiteten die Teilnehmer einzeln und anschließend in der Gruppe ihren persönlichen Handlungsplan für die Zukunft.
Fazit:
Das in der Branche einmalige Konzept von Wissensvermittlung und gleichzeitiger Erstellung eines individuellen Handlungskonzepts hat in der Praxis tatsächlich Früchte getragen. Das Pilotprojekt wird deshalb eine Fortsetzung erleben. Die nächste Fortbildung findet vom 3. bis 7. November 2014 statt.
Das sagen die Teilnehmer:
"Mit dem ausführlichen Skript der Module und meinen Notizen zu den Ausführungen der Referenten habe ich eine umfangreiche Arbeitsanleitung – sehr praktisch! Hilfreich war auch das allabendliche Resümee, bei dem die Kernthemen des Tages gemeinsam besprochen wurden und individuelle Maßnahmen abgeleitet werden konnten." (Johannes Gestering, Planungsgruppe Gestering - Knipping - de Vries, Bremen)
"Die Erfahrungsberichte und Tipps zu VOF-Verfahren haben mir sehr weitergeholfen. Wir setzen jetzt noch mehr auf Qualität in der Einzelbearbeitung. Es war zudem immens fruchtbar, zu hören, was andere machen. Das gibt Orientierung – für mich und unser Büro." (Alicja Kosmicka, Gesellschaft für Energieeffizienz, Berlin)
"Als erstes habe ich nach der Fortbildung eine Kraftfeldanalyse mit mir und meinem Chef durchgeführt. Jetzt wissen wir, was wir voneinander erwarten und können unser Arbeitsverhältnis optimal gestalten." (Birgit Hufer, Ingenieurgemeinschaft Dess+Falk GmbH, Nürnberg)
"Der fünfte Tag war der wichtigste, weil ich hier den Schritt vorbereitet habe, an dem es in der Praxis oft fehlt - nämlich Gelerntes umzusetzen." (Andrea Nößler, INeTEC GmbH, Frankenthal)
