Fachbeiträge & Interviews
Donnerstag, 24. Oktober 2019
Ausgabe 6639 | Nr. 297 | 19. Jahrgang
Autor: Dipl.-Ing. Edgar Haupt
Herausgeber: IWW Institut für Wirtschaftspublizistik GmbH & Co. KG email-weiterempfehlendruckansicht

Wie wirken Agilität und Lean-Management im Planungsbüro?

# 27.09.2019

Konventionelle Büroorganisation oft langwierig und unwirtschaftlich. Technologischer Wandel und hohes Arbeitsaufkommen verlangen Anpassung. Methoden aus IT-Branche auf Bauwesen übertragbar

Prozessmanagement: Agil und lean versprechen Effizienzgewinn

Der Büroalltag wandelt sich: Prinzipien des Lean-Managements und agiles Arbeiten halten Einzug in moderne Planungsbüros. Grafik: macrovector / freepik Der Büroalltag wandelt sich: Prinzipien des Lean-Managements und agiles Arbeiten halten Einzug in moderne Planungsbüros. Grafik: macrovector / freepik

Prozesse und Projekte zu strukturieren, ist für jeden Planer Alltag. Das herkömmliche, im Wesen sequentielle Vorgehen ist jedoch wenig flexibel, oft langwierig und unwirtschaftlich. Das gilt insbesondere dann, wenn es mit hierarchischem Wissensmanagement verbunden ist.

Um die Vielzahl der Projekte gut zu bewältigen und neue Technologien im Büro und auf der Baustelle erfolgreich zu implementieren, müssen Prozessmanagement und teilweise auch Arbeitsweisen auf eine neue Basis gestellt werden. Methoden und Tools mit den Merkmalen "agil" und "lean" können dabei helfen.

In vielen Branchen, wie der IT- und der Autoindustrie, werden seit Jahrzehnten erfolgreich Projekte nach "agil" und "lean" durchgeführt. In der Baubranche ist die "Lean Construction" dabei, sich zu etablieren. Dahinter stehen im wesentlichen Taktplanungen, um Baustellen effizient und ressourcenoptimiert abzuwickeln.

Im "Last Planner System™" werden Planungs- und Bauprozesse integral mit allen Beteiligten – und zwar vom Bauherrn bis hin zum Polier(!) der ausführenden Firmen – konzipiert und umgesetzt. Open BIM-Prozesse folgen ebenfalls Lean-Prinzipien.

Schlagkräftige Teams, schlanke Prozesse

Agil (beweglich) bezeichnet das flexible Agieren in "schlagkräftigen", sich weitgehend selbst führenden Teams. Das englische "lean" (dt.: schlank) meint die effiziente Strukturierung und Abwicklung kundenorientierter Kernprozesse. Mit anderen Worten: keine Umwege, zur richtigen Zeit das Richtige tun, weniger gleichzeitig, mehr Raum für Kreativität. Diese Art des Arbeitens ist attraktiv für Kunden und für Mitarbeiter.

Agil und Lean setzen auf kooperatives Arbeiten. Wie bei "klassischen" hierarchischen Strukturen, gibt es auch hier Experten und Entscheidungsträger, allerdings in einer offenen und ehrlichen Zusammenarbeit ohne Schuldzuweisungen. Man agiert sachlich klar und menschlich wertschätzend.

Eine Sozialisierung aller Projektbeteiligten im Sinne des kooperativen Arbeitens ist der Garant für eine reibungsarme Projektabwicklung. Doch das ist nicht alles. Kooperatives Arbeiten fördert auch die Flexibilität und Innovationskraft auf allen Prozessebenen und in allen Projektphasen.

Planvolles Vorgehen mit Scrum und Kanban

Auf sogenannten Scrum- bzw. Kanban-Boards werden aktuelle Prozesse in Einzelschritte unterteilt. Grafik: iconicbestiary / freepik Auf sogenannten Scrum- bzw. Kanban-Boards werden aktuelle Prozesse in Einzelschritte unterteilt. Grafik: iconicbestiary / freepik

"Lean" bezeichnet das Strukturieren und Organisieren von Bekanntem, "agil" die zielorientierte Ermittlung von Unbekanntem. Hinter "agil" steht ein iterativer, inkrementeller Ansatz, in der IT "Scrum" genannt.

Dies bedeutet folgendes:

  • Schritt für Schritt werden in klar definierten Leistungseinheiten (Sprints) verwertbare Teil-Ergebnisse (Inkremente) erreicht, auf deren Basis tragfähige Entscheidungen für das weitere Vorgehen getroffen werden.
  • Die Planung der Planung erfolgt gemeinsam im Projektteam. Dazu gehören die Auswahl der Sprints, deren Ziele, Aufgaben und Umfang, die regelmäßige Ergebniskontrolle der Inhalte (Review) sowie die Reflextion der Zusammenarbeit (Retrospektive).
  • Ein zentrales Instrument ist die tägliche Kontrolle der Arbeitsorganisation im "daily scrum".
  • Alle Teil-Ergebnisse werden frühzeitig und fortlaufend mit Fachplanern und Auftraggebern abgestimmt.
  • Das große Plus: Prozessplanungen und insbesondere der Workflow der Aufgaben werden sowohl auf Papier als auch in digitalen Tools auf "Kanban-Boards" visualisiert (siehe Grafik). "Kanban" heißt im Japanischen "Karte" – eine Karte pro Aufgabe, die durch die Arbeitsstadien "bereit", "in Arbeit", "zur Abnahme" und "fertig" wandert.

Risiken erkennen, Umwege vermeiden

Das Arbeiten mit "Scrum" und "Kanban" schafft Orientierung und Prognosesicherheit. Es versetzt den Nutzer in die Lage, Risiken zuverlässig zu kontrollieren, Verfahren flexibel anzupassen und auf Störungen angemessen zu reagieren. Potenzielle Mehrarbeiten werden rechtzeitig erkannt und Umwege weitgehend vermieden.

Die Arbeitsweise unterstützt das Multi-Projektmanagement (d.h. Management mehrerer einzelner Projekte, Anm. d. Red.) und erleichtert auch das "Mitarbeiter-Team-Hopping" (d.h. Wechsel einzelner Mitarbeiter innerhalb verschiedener Teams, Anm. d. Red.).

Agil und Lean-Management: Wie sieht die konkrete Umsetzung im Büro aus?

Architektur- und Ingenieurbüros, die angefangen haben, "agil" und "lean" zu arbeiten, nutzen dazu eine individuell handhabbare Kombination aus "Last Planner System™" mit "scrum" und "Kanban" sowie Instrumente des klassischen Prozessmanagements. Dies lässt sich unter dem Begriff "hybrides Management" zusammenfassen.

"Lean" und "Agil" sind keine festen Methoden. Sie formulieren vielmehr Rahmenwerke, in denen ausdrücklich Platz für eigene Entwicklungen bleibt. Zu bedenken ist aber: Nachhaltiger Erfolg gelingt nur durch konsequente Anwendung aller aufgeführten "Bausteine".

Neue Methoden in jedem Projektstadium einführbar

Agilität meint nicht, dass das Bestehende unmittelbar schneller und besser gemacht wird. Es geht vielmehr darum, Prozesse leichter, smarter, einfacher zu machen. Mehr "Luft", weniger Belastung, Zeit für Kreativität, das ist das Ziel. Effektivität und Effizienz stellen sich im Laufe der Zeit ein.

Wer sich für "agil" und "lean" entscheidet, muss nicht auf das nächste Projekt warten. Agiles Arbeiten kann jederzeit und in jedem Projektstadium eingeführt werden. Beginnen sollte man im eigenen Büro, danach gilt es, nach und nach Externe hinzuzuziehen.

Mitarbeiter gezielt als Scrum Master einsetzen

Es hat sich bewährt, ein Pilotprojekt zu bilden, in dem die "Willigen" die neue Arbeitsweise ausprobieren. Erste Erfolge wirken dann als Vorbilder nach und nach ins Büro. Wichtig ist die Unterstützung durch Führungskräfte. Diese sollten Zeit und Raum geben, Änderungen zulassen und mitmachen.

Die Vorbilder aus der IT lehren, dass es ratsam ist, einen oder mehrere "Scrum Master" im Büro zu etablieren. Das sind Mitarbeiter, welche, ähnlich wie ein CAD-Beauftragter, Kollegen methodisch unterstützen, einerseits im Team selbst, andererseits in der übergeordneten Prüfung von Büro-Standards, der Anpassung des Qualitätsmanagements, der Zusammenarbeit der "Agilen" mit den "konventionellen" Kollegen.

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Quellen-und-Verweise  QUELLEN UND VERWEISE:
Initiative Agiles Planungsbüro (IWW)
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